Alianza entre sector privado y gobierno ofrece respaldo y agilidad al gremio notarial.
Nueva forma de elaborar y presentar los índices quincenales ante el Archivo Nacional.
2010. En diciembre del 2005 se suscribió un innovador convenido entre la empresa Master Lex y el Archivo Nacional; el cual nace a raíz de la iniciativa empresarial de dotar a dicha institución de un sistema que aportara no solamente a la plataforma de Gobierno Digital sino también al servicio de la función notarial; permitiendo el envío y recepción del índice quincenal (notarios y cónsules) de manera segura y eficiente, 100% vía web.
El sistema INDEX, cuenta con más de 1000 usuarios que han adaptado la tecnología de forma permanente, constituye además una demostración conjunta y tangible del esfuerzo por cumplir de forma ágil e innovadora con los requerimientos y normas que regulan la gestión notarial. Siendo un proyecto avalado por el Archivo Nacional y la Dirección Nacional de Notariado, en Decreto Ejecutivo N° 33388-C y publicado en La Gaceta Nº 207 de fecha 30 de octubre del 2006.
Como parte de los retos presentados y resultados obtenidos durante el proceso de desarrollo e implementación, se mencionan los siguientes:
La formalización del convenio entre una empresa de carácter privado y una entidad gubernamental, con condiciones limitadas de recursos convirtiéndose en una interesante modalidad de contratación y eficiencia presupuestaria.
Creación de un proceso de desarrollo e implementación a la medida, superando las expectativas del Archivo Nacional, con un impacto positivo en una cultura con resistencia al cambio; ya que nunca antes había sido concebido como tal.
Alto valor del sistema, demostrando su confiabilidad, seguridad y agilidad, cubriendo a cabalidad las necesidades de validez y eficacia sobre el documento impreso.
Automatización en el registro de índices en el Archivo Notarial, disminución de filas, ahorro de tiempo y recursos (papel, firma, sello blanco, etc.) incrementando el cumplimiento por parte de los abogados en la entrega de su índice.
Presentación válida del índice dentro del plazo ordinario conferido al efecto (5 días hábiles luego del día 15 y último de cada mes), o bien en forma extemporánea (2 días de gracia), en cuyo caso el notario no deberá comprobar su entrega ante la Dirección Nacional de Notariado.
Este proyecto fue asignado a Master Lex debido a su gran experiencia tecnológica y jurídica, analizándose de forma técnica cada servicio que INDEX pudiese proveer, ya que tenía que garantizarse un funcionamiento 24/7, actualizándose y enviándose de forma inmediata. Además de brindar todos los servicios necesarios, el soporte en línea también era primordial. Adicionalmente se generaron recordatorios y corrección de errores.
Entre otras ventajas de INDEX resalta el hecho de que es un sistema confiable, seguro y fácil de usar, respaldo digital de los datos de escrituras declaradas, consulta online a las bases de datos del Archivo Notarial, cero inconvenientes y riesgos presentes en el envío físico, soporte técnico e informaciones relevantes para la gestión, seguridad en el envío y recepción del índice: constancia oficial.
Proyecto a favor del fortalecimiento tecnológico: Sistema Informático de Gestión de Procesos Legales de la Dirección Jurídica de la Caja Costarricense de Seguro Social.
2010. En noviembre del 2007, Master Lex inició el desarrollo de un proyecto de gran envergadura e impacto,
En este proyecto, se requirió la implementación de nuevos procedimientos organizacionales en unidades especializadas. La Subgerencia Jurídica, fue el área operativa destinada a utilizar el sistema, con una cantidad de usuarios que sobrepasa las 90 personas, y en dónde se realizan diferentes procesos de gestión (litigios, legales, jurídico, notariales, administrativos, etc.) con un volumen de hasta 30 mil expedientes.
Los principales retos del proyecto se tradujeron en procurar una gestión integral de los procesos legales notariales y administrativos de la subgerencia, con plataformas tecnológicas adaptadas a sus necesidades; logrando un alcance y diseño satisfactorio, pudiendo ejecutar ocho procesos legales diferentes en un mes, además de la documentación y los ajustes generados a la plataforma.
Entre otros desafíos presentados se debió permear las ventajas ofrecidas por el sistema generando una transición tecnológica acorde con la cantidad de usuarios y el volumen de las transacciones, dando un salto importante con respecto al sistema anterior; ya que este sistema, requería además un mejoramiento continuo, al ser un sistema puesto a prueba diariamente por su uso intensivo, donde se hacía necesario identificar, documentar y pactar mecanismos de incorporación.
Como consultores especializados en el desarrollo de soluciones tecnológicas, una de las fortalezas que le permitió a Master Lex un desarrollo exitoso, fue la alta calidad del Recurso Humano; con vasta experiencia y conocimiento en el desarrollo de proyectos para procesos administrativos.
Por otro lado, uno diferenciadores durante el proceso fue la implementación de diferentes capas de soporte, con la identificación de un usuario estrella, al cual se le brindaba un mayor entrenamiento, de forma que pudiese apoyar a su área operativa capacitando e incentivando sobre el proyecto, y dando un primer nivel de soporte a sus compañeros.
Entre los resultados más relevantes del proyecto se mencionan un proceso eficiente y automatizado en las labores diarias, estandarización e Integración de diferentes procesos y herramientas dentro de la misma plataforma, excelente aceptación por parte de los usuarios, eficiente generación de reportes y alertas, con rápida generación de plantillas, formularios de estadísticas.
En 18 meses Master Lex puso a funcionar el sistema de mayor alcance e impacto regional.
2010. En el año 2004 el gobierno de Estados Unidos, adjudicó a Master Lex el desarrollo e implementación de un proyecto que abarcaba a 6 países en materia laboral (El Salvador, Honduras, Nicaragua, Costa Rica, Panamá, República Dominicana). Este desarrollo consistió en un Sistema de Administración Electrónica de Expedientes para Inspección Laboral, dando como resultado tangible el sitio web www.Leylaboral.com; en el cual se han realizado casi 6 millones de consultas desde febrero del 2005.
Al ser un proyecto auspiciado por el Departamento de Trabajo de los EE.UU; además de divulgar las normas laborales de América Central, Panamá y República Dominicana, pretendía automatizar gestiones en dicho Departamento, sistematizando la información y los procesos, generando así mayor efectividad.
Los principales aportes del proyecto se tradujeron en aspectos como cobertura, divulgación, agilidad y rapidez, control integral sobre la gestión, reducción de tiempo, entre otros. En este sentido, Master Lex ofrece importantes ventajas, ya que como socio tecnológico cuenta con la expertise regional en la implementación en proyectos de este tipo y en el análisis previo, cerrando la brecha entre las herramientas y la realidad; cuenta además con software altamente flexible y 100% adaptable a los cambios normativos que se dan en estos procesos.
• Alianza entre sector privado y gobierno ofrece respaldo y agilidad al gremio notarial.
• Nueva forma de elaborar y presentar los índices quincenales ante el Archivo Nacional.
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