Leyes, Decretos y Reglamentos
Actualizado hasta el:
13/01/2012
SE REFORMA LA RESOLUCIÓN DGT-R-09-2010, "PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE LIBROS ANTE LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA" Y LA RESOLUCIÓN DGT-R-034-2011 "LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS EN FORMATO DIGITAL ANTE LA DIRECCIÓN GENERAL DE TRIBUTACIÓN"
Resolución No. DGT-R-041-2011 de 12 de diciembre del 2011
Publicado en La Gaceta No. 9 de 12 de enero del 2012
DIRECCIÓN GENERAL DE TRIBUTACIÓN
No. DGT-R-041-2011.- San José, a las nueve y diez horas del doce de diciembre del dos mil once
Considerando:
I.- Que el artículo 99 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios faculta a la Administración Tributaria, para dictar normas generales para la correcta aplicación de las leyes tributarias dentro de los límites que fijen las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.
II.- Que de conformidad con lo que disponen los artículos 5, 251 y siguientes y 303 del Código de Comercio, 51 y 77 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y 53 de su Reglamento, 35 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas, 35 de la Ley de Sociedades Anónimas Laborales y los artículos 6 y 21 de la Ley para garantizar al país mayor seguridad y orden, 128 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios y la resolución DGT-09-2010 del 13 de mayo del 2010, publicada en La Gaceta No. 116 del 16 de junio del 2010, se desprende la obligatoriedad de que los comerciantes y los corredores de jurados deben llevar libros legales y contables debidamente legalizados por la Dirección General de Tributación.
III.- Que la Ley No. 8454 de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, dispone en su artículo 1º que esta ley es aplicable a toda clase de transacciones y actos jurídicos, públicos o privados, salvo disposición legal en contrario, o que la naturaleza o los requisitos particulares del acto o negocio concretos resulten incompatibles. Asimismo, añade que el Estado queda expresamente facultado para utilizar los documentos electrónicos, dentro de sus respectivos ámbitos de competencia.
IV.- Que esa misma ley establece en su artículo 3°, que cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico o informático, es jurídicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios físicos; y que en cualquier norma del ordenamiento jurídico en la que se haga referencia a un documento o comunicación, se entenderán de igual manera tanto los electrónicos como los físicos.
V.- Que el artículo 5º de la Ley No. 8454 establece los casos de excepción de los actos que no se podrán consignar en documentos electrónicos. Dichos supuestos no son aplicables a las disposiciones establecidas en los artículos 77 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, 35 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas, 35 de la Ley de Sociedades Anónimas Laborales ni a los artículos 6 y 21 de la Ley para garantizar al país mayor seguridad y orden, así como tampoco a la resolución DGT-09-2010 del 13 de mayo del 2010, publicada en La Gaceta No. 116 del 16 de junio del 2010.
VI.- Que en ese mismo sentido, según Pronunciamiento No. C-077-2011, de fecha 5 de abril del 2011, emitido por la Procuraduría General de la República, a partir del artículo 3º de la Ley de Firma Digital y Certificados Digitales, el ordenamiento costarricense claramente reconoce que existe equivalencia funcional entre documento físico o en papel y los documentos electrónicos o digitales.
VII.- Que de igual manera, el órgano procurador, considera que dicho artículo obliga a interpretar cualquier norma jurídica en que se haga referencia a un documento, como comprensiva tanto al documento electrónico como al físico.
VIII.- Que de conformidad con la resolución No. DGT-R-034-2011 de las doce horas del dieciocho de octubre del dos mil once de las nueve se estableció que respecto a los libros que regula el Código de Comercio en su artículo 252, cuando se dispusiera de las tecnologías que garanticen la inalterabilidad y fiabilidad de los soportes electrónicos, la aplicación de los principios que conforman la Ley No. 8454, el reconocimiento de la equivalencia funcional, la calificación jurídica y fuerza probatoria de los documentos electrónicos, establecidos en los artículos 2, 3, 4 y 6 de esta misma ley, la Administración Tributaria establecería un sistema de registro de estos libros legales electrónicos, que garantice el registro y validación de tales libros y que luego de múltiples consultas técnicas tanto con el Registro Nacional como con el Programa de Gobierno Digital, que ha desarrollado las plataformas tecnológicas mediante las cuales se pueda constituir por medios electrónicos una persona jurídica en Costa Rica, se ha llegado a la conclusión de que se cuenta con los medios tecnológicos y con el respaldo legal para autorizar la legalización de libros legales llevados por medios electrónicos y establecer un sistema de registro confiable de las personas jurídicas que deseen acogerse a este sistema, logrando con ello igualmente que toda sociedad mercantil que nazca a la vida jurídica, cuente con la legalización de libros desde que se encuentre debidamente inscrita, por parte de esta dependencia.
IX.- Que mediante resolución DGT-R-034-2011 del 18 de octubre del 2011, publicada en La Gaceta No. 209 del 1° de noviembre del 2011, se estableció que podrán ser llevados en formato digital todos los libros sociales y comerciales que esta dirección debe legalizar, establecidos por el artículo 53 del reglamento de la ley del Impuesto sobre la Renta, en concordancia con el artículo 51 de dicha ley, así como los artículos 251 y siguientes y 303 del Código de Comercio, a saber: diario, mayor, inventarios y balances, actas de asamblea de socios, actas del consejo de administración, registro de obligaciones, registro de socios y el libro de registro de los corredores jurados.
X.- Con fundamento en los considerandos anteriores, se hace necesario modificar la resolución DGT-R-034-2011 del 18 de octubre del 2011, publicada en La Gaceta No. 209 del 1° de noviembre del 2011, así como la DGT-09-2010 del 13 de mayo del 2010, publicada en La Gaceta No. 116 del 16 de junio del 2010, para que los libros adicionales que deben legalizar los contribuyentes puedan ser llevados en forma electrónica, de conformidad con las políticas que promueven la conservación y la protección del ambiente; así como la simplificación de los trámites administrativos, a fin de racionalizar las gestiones que realizan los particulares ante la Administración Pública y lograr mayor celeridad y funcionalidad en la tramitación, reduciendo los gastos operativos, de conformidad con la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, Ley No. 8220 del 4 de marzo del 2002. Por tanto,
RESUELVE:
»Nombre de la norma: Se reforma la Resolución DGT-R-09-2010, "Procedimiento para la legalización de libros ante la Administración Tributaria" y la Resolución DGT-R-034-2011 "Legalización de los libros en formato digital ante la Dirección General de Tributación"
»Número de la norma: DGT-R-041-2011
Refórmense los artículos 1°, 3°, incisos a), b) y c) y 4° de la resolución DGT-R-09-2010 y sustitúyase el nombre del "Capítulo IV", para que se lean de la siguiente manera:
Artículo 1.- Formulario autorizado y asignación de número de registro:
El trámite de legalización de libros debe efectuarse mediante el formulario D-406 "Solicitud de legalización de libros". En caso de que por falta de espacio en el formulario indicado no se pudieren consignar todos los representantes legales de una persona jurídica (representación conjunta), la Administración Tributaria correspondiente deberá suministrarle al interesado el formulario "D-406 Anexo de Representantes Legales".
Serán igualmente válidos los trámites que se realicen mediante el formulario D-406 "Solicitud de legalización o transformación de libros", disponible en el sitio de creación de empresa de Gobierno Digital.
El interesado deberá presentar la solicitud de legalización de libros por una sola vez, en la cual deberá indicar la modalidad mediante la que desea llevar sus libros, a saber, digitales, empastados y foliados o en hojas sueltas para el caso de las actas.
La Administración otorgará un único número de autorización, que el interesado deberá consignar en todos los libros que requiera, ya sea en forma electrónica, empastados y foliados o en hojas sueltas-caso de libro de actas. Por lo anterior, la Administración no tramitará solicitudes de renovación, reposición, ni aquellas que correspondan a sociedades que transformen su nombre o razón social.
En aquellos casos en los que el interesado decida cambiarla forma de llevar los libros de empastados y foliados a electrónicos, igualmente deberá presentar una solicitud ante la administración o por el sitio de Gobierno Digital, en cuyo caso se le otorgará el número de autorización respectivo.
La Administración Tributaria podrá modificar el formato e instrucciones de este formulario y sus anexos conforme a sus necesidades, por la simple puesta en circulación de un nuevo formato, sin requerir al efecto una resolución que lo implemente.
Artículo 3.- Aspectos que debe considerar el interesado para los libros empastados y foliados:
a. Renovación de libros: En aquellos casos en que el libro legalizado por el interesado llegue a su fin, el responsable deberá proceder con el cierre del libro anterior, para lo cual deberá trazar una línea diagonal con tinta de un extremo al otro en el último folio. En el nuevo libro, se anotará en la razón de legalización, el número de autorización que la Administración le otorgó para efectos de legalización, el cual se debe estampar en el espacio de número de asiento, además de todos los datos correspondientes al contribuyente. El interesado deberá conservar el libro que se cerró a efectos de demostrar en caso necesario el cierre del mismo.
b. Cambio de nombre o razón social: Aquellas personas jurídicas que efectúen cambio de su nombre o razón social, deberán cerrar el libro que se llevaba con el nombre o razón social anterior, trazando en cada uno de los folios que queden en blanco una línea diagonal con tinta de un extremo al otro y deberá abrir un nuevo libro, en el que debe constar en la razón de legalización el nuevo nombre o razón social, así como los datos correspondientes a la sociedad, el tipo de libro, el número de libro, que en este caso deberá ser 1. En estos libros deber ir consignado el número de autorización que la Administración otorgó para el nombre o razón social anterior, en el espacio correspondiente a número de asiento.
c. Cierre de libros: Para efectos del cierre de libros, el interesado únicamente deberá proceder con el cierre de los folios trazando una línea diagonal con tinta de un extremo al otro en el último folio.
Artículo 4.- De la reposición de libros.
En aquellos casos en que por circunstancias fortuitas, se extravíen, roben o dañen los libros, la reposición de los mismos será responsabilidad del interesado; en este caso el responsable mediante declaración jurada procederá a reponer los libros legales o contables por las causas o motivos justificados que este pruebe o demuestre y que deben constar en esta declaración, indicando las razones por las cuales se hace necesario abrir y legalizar nuevos libros; dicha declaración debe adherirse al folio No. 1 de los nuevos libros sustitutos.
Capítulo IV, sustitúyase su nombre por "Razón de legalización"
Refórmense los artículos 1° y 4° de la resolución DGT-R-034-2011 de la siguiente manera:
Artículo 1.- Libros en formato digital legalizados por la Dirección General de Tributación.
Podrán ser llevados en formato digital todos los libros sociales y comerciales que esta Dirección debe legalizar, establecidos por el artículo 53 del Reglamento a la Ley del Impuesto sobre la Renta, en concordancia con el artículo 51 de dicha Ley, así como los artículos 251 y siguientes, y 303 del Código de Comercio, 77 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, 35 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas, 35 de la Ley de Sociedades Anónimas Laborales y los artículos 6 y 21 de la Ley para garantizar al país mayor seguridad y orden, 128 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios y la resolución DGT-09-2010 del 13 de mayo del 2010, publicada en La Gaceta No. 116 del 16 de junio del 2010, a saber: Diario, Mayor, Inventarios y Balances, Actas de asambleas de socios, Actas del consejo de administración, Registro de obligaciones, Registro de socios y el libro de Registro de los corredores jurados, libros de Registro de compra-venta que deben llevar las Casas de empeño y compra-venta de artículos usados, Registro de desarme de vehículos que deben llevar los Establecimientos de desarme de vehículos y el Libro de registro de compras, que deberán llevar quienes se inscriban bajo el Régimen de Tributación Simplificada.
Artículo 4.- Almacenamiento y conservación del soporte electrónico de información legal y contable.
De conformidad con el artículo 6º de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No. 8454, los libros electrónicos se conservarán por el plazo establecido por ley, en soporte electrónico, con la aplicación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar su inalterabilidad y para posibilitar su acceso o consulta posterior. El interesado deberá mantener dos respaldos actualizados de la información contenida en soporte, en un lugar diferente de aquel en el que conserva la base de datos.
Asimismo, se debe garantizar la inalterabilidad, privacidad, legibilidad, accesibilidad o consulta posterior, preservación, confidencialidad, autenticidad e integridad de la información electrónica. Además, las áreas físicas donde se almacene la información de los documentos electrónicos deben contar con los controles para evitar riesgos, daños, pérdida, destrucción, alteración, sustracción o divulgación. También se debe contar con planes de evaluación, de ejecución periódica, para valorar la eficiencia de los controles asociados al almacenamiento de la información.
El registro de legalización de libros contables y legales, estará disponible y se podrá consultar en el sitio de creación de empresa (crearempresa) de Gobierno Digital.
Rige a partir de su publicación.
El Formulario D-406 "Solicitud de legalización o transformación de libros", del sitio creación de empresa de Gobierno Digital, estará disponible en el momento en que dicho sitio sea habilitado al público.
Publíquese.- Francisco Villalobos Brenes, Director General.- 1 vez.- O. C. No. 11138.- Solicitud No. 2383.- C-106505.- (IN2011099411).
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