El presente procedimiento se aplicará únicamente a las notificaciones y comunicaciones del Tribunal Administrativo Migratorio que se realicen por correo electrónico.

Las personas extranjeras y sus representantes podrán señalar ante el Tribunal Administrativo Migratorio una dirección de correo electrónico para recibir notificaciones o comunicaciones, de conformidad a los artículos 33 inciso 1), 195 y 196 de la Ley General de Migración y Extranjería número 8764, así como los artículos 3, 4 y 5 del Reglamento de Extranjería a la citada Ley y la Ley de Notificaciones y Comunicaciones Judiciales número 8687, publicada en La Gaceta N° 20 del 29 de enero del año 2009. De igual forma queda facultado el Tribunal Administrativo Migratorio, de conformidad con la normativa anteriormente señalada, para efectuar notificaciones y comunicaciones por correo electrónico.

Todos los días y horas son hábiles para realizar notificaciones y comunicaciones por correo electrónico.

Para acceder al sistema de notificaciones por correo electrónico, la parte interesada podrá señalar claramente su interés de ser notificado por ese medio en el recurso de apelación, en el apersonamiento ante el Tribunal, por medio de documento idóneo dentro del expediente o la boleta correspondiente para acreditar su cuenta de correo electrónico. El funcionario encargado realizará una prueba enviando un correo, a la dirección señalada, el cual será confirmado mediante correo de respuesta por parte de la persona usuaria. Una vez que el funcionario del Tribunal haya recibida la respuesta, remitirá un correo confirmatorio a la cuenta de correo electrónico de la parte solicitante. Realizado este procedimiento, se tendrá por confirmada la cuenta en el Tribunal, adquiriendo validez como medio de notificaciones.

Es responsabilidad de la parte mantener actualizada, vigente y habilitada la cuenta de correo electrónico, para efectos de notificaciones. En caso de cambio, cierre u otra circunstancia de inhabilitación de la cuenta, la parte deberá informarlo inmediatamente al Tribunal y volver a señalar otro correo electrónico, de conformidad con el procedimiento aquí establecido.

Una vez firmada la resolución o comunicación por parte de los jueces, ésta será almacenada en el sistema informático correspondiente bajo el formato PDF, firmada digitalmente o escaneada. Seguidamente, se pasará al encargado de las notificaciones por correo electrónico, quién la notificará al medio acreditado en el presente procedimiento. Se indicará en el correo enviado lo siguiente: nombre de la oficina, la parte que se notifica, número de expediente, indicación expresa de haberse practicado la notificación por correo electrónico, la identificación de la resolución o comunicación notificada (número, hora y fecha), el nombre e identificación, y puesto de la persona que notifica. Realizada la notificación, el funcionario levantará el acta correspondiente que se incorporará al expediente y su debido comprobante.

La parte se tendrá por notificada el día hábil siguiente del envío de la trasmisión por correo electrónico. Lo remitido por medio de correo electrónico tendrá la validez y eficacia de documentos físicos originales.

Una vez practicada la notificación, el funcionario encargado imprimirá el comprobante de transmisión, lo firmará y lo almacenará en el registro correspondiente, adjuntando una copia de lo enviado en el expediente respectivo.

Si el proceso de transmisión en el Tribunal se interrumpe por cualquier motivo, cuando este se restablezca, el funcionario encargado de efectuar la notificación por correo electrónico, deberá verificar en la pantalla cuales notificaciones no fueron transmitidas, para proceder de inmediato a realizar su transmisión.

En caso de que el sistema de transmisión de envío de notificaciones por correo electrónico, se interrumpa por más de un día, el Juez Instructor deberá determinar si se realiza a otros medios de notificaciones señalados en el expediente.

El funcionario encargado de efectuar las notificaciones por correo electrónico, deberá reportar y dar aviso al encargado respectivo, cuando se hallen fallas en el sistema de envío.

Se autoriza señalar únicamente dos medios distintos de notificaciones por correo electrónico de manera simultánea, pero la parte o el interesado deberá indicar, en forma expresa, cuál de ellos se utilizará como principal. En caso de omisión, corresponde al juez la elección. Para aplicar la notificación automática, es indispensable agotar el medio accesorio. Igual regla se aplicará, cuando se propongan dos direcciones electrónicas.

Desígnese un único funcionario de llevar a cabo las notificaciones por correo electrónico, el cual será responsable de efectuar las notificaciones y de llevar el registro correspondiente, el cual deberá contemplar como mínimo lo siguiente: Nombre de la parte que se notifica, expediente, número de la resolución notificada (número, hora y fecha), nombre y puesto, fecha y hora de la notificación respectiva, así como la actualización del sistema interno del Tribunal en el momento oportuno. En caso de imposibilidad por parte de ese único funcionario, el Tribunal designará quien realice dichas funciones de forma temporal.

En lo no previsto en este procedimiento, en relación a la notificación por correo electrónico, se aplicará lo dispuesto en la Ley General de Migración y Extranjería, y sus reglamentos, así como la ley de Notificaciones y Comunicaciones Judiciales número 8687 publicada en La Gaceta N° 20 del 29 de enero del 2009.