FileMaster permite la administración de procesos y expedientes (judiciales, legislativos, laborales, administrativos, etc) e indica el estado actual de los mismos, hace posible la generación de estadísticas y reportes periódicos. Además, permite crear la estructura interna de los expedientes exactamente como el usuario lo necesite. FileMaster estandariza procedimientos, localiza expedientes y documentación relacionada, genera reportes y estadísticas, permite la asignación y control de tareas, la generación automática de documentos con plantillas y la organización y priorización del trabajo personal o del departamento.
¿Qué es FileMaster?:
Es una herramienta diseñada para agilizar la administración de procesos y expedientes judiciales, legislativos y administrativos de todo tipo.
FileMaster es fácilmente configurable, garantizando en un 100%, la satisfacción de sus necesidades, las de su departamento u organización, con respecto a:
- Automatización de procedimientos.
- Localización de expedientes y su documentación relacionada.
- Generación de reportes y estadísticas
- Asignación y control tareas.
- Generación automática de documentos con plantillas
- Organización y priorización del trabajo personal o de su departamento.
FileMaster está diseñada con la última tecnología 100% Web y provee un dossier con los documentos, imágenes escaneadas, hojas electrónicas, incluso archivos de sonido o vídeo que usted necesite adjuntar a sus expedientes, complementado con un eficiente sistema de búsqueda textual.
Es ideal para uso por medio de la Intranet o Extranet institucional o para su publicación vía Internet.
Usos típicos de FileMaster :
- Automatización del trámite legislativo en Congresos
- Automatización de trámites judiciales en Cortes y Tribunales
- Automatización de procedimientos en empresas certificadas en ISO
- Seguimiento de casos judiciales en Bufetes o Departamentos Legales
- Administración de contratos y sociedades
- Expedientes de personal, Seguimiento en la atención de clientes
- requiera.
- Administración de procesos y expedientes en general
FileMaster es de gran utilidad para:
- Cortes
- Congresos
- Tribunales
- Empresas certificadas ISO
- Departamentos legales y de cobro judicial
- Departamentos de mercadeo y ventas
- Departamentos de recursos humanos.
- Departamentos de informática, que deben proveer soluciones al resto de Departamentos en su organización.
Modalidades de FileMaster:
FileMaster organiza por medio de colecciones de expedientes los procesos judiciales o administrativos y se ofrece en varias modalidades:
- Colecciones prediseñadas: listas para su implantación inmediata: seguimiento de casos judiciales, sistema de gestión ISO 9001 y14000, seguimiento de acuerdos, cartera de clientes, expedientes de recursos humanos, etc.
- Colecciones ajustadas: adaptamos las colecciones prediseñadas a su medida.
- Colecciones a la medida: el cliente y nuestros consultores diseñan sus colecciones de acuerdo a sus necesidades particulares.
Beneficios inmediatos utilizar FileMaster:
- Aumento en la productividad de la gestión de todo tipo de procesos en su organización.
- Mayor control y eficiencia en la planeación y priorización de su trabajo, en aras de una mayor efectividad.
- Mejor coordinación de los equipos de trabajo en labores diarias de seguimiento de procesos.
- Orden y seguridad para una toma de decisiones mejor fundamentada.
- Más eficienteadministración del riesgo en la gestión.
- Mayor nivel de cumplimiento de los procedimientos y demás regulaciones que afectan el marco de actividades de su organización.
Respaldos y garantías:
- FileMaster cuenta con el respaldo de MIS, empresa líder en informática jurídica a nivel regional, con más de 15 años de experiencia en el campo.
- MIS ofrece garantías por un año, renovable, que cubre soporte técnico a los sistemas instalados, upgrades, y asistencia personalizada.
Principales funciones:
Con FileMaster se realizan todas las labores propias de administración de expedientes:
- Creación de colecciones de expedientes. Las colecciones son grupos de expedientes de un mismo tipo de proceso: un proceso judicial del área laboral o del área civil, el proceso de cobro judicial, el registro de sociedades o de marcas, expedientes de personal, etc. El FileMaster Diseñador le permite crear las colecciones que requiera, de acuerdo a las necesidades particulares de cada organización y mantenerlas vigentes al permitir moficar su configuración en el futuro.
- Configuración del contenido de los expedientes . Los campos y tipos de campo, así como la funcionalidad requerida para cada colección son definidos por el cliente. Generalmente se inicia la implantación con un diseño inicial que se puede montar en algunas horas. FileMaster ofrece luego la ventaja de que la configuración de las colecciones puede afinarse aun cuando ya esté en plena producción. Esto permite al cliente contar con herramientas realmente a su medida, que pueden optimizarse en forma autónoma permanentemente.
- Seguimiento del estado de los expedientes.FileMaster permite definir estados para cada expediente, así como vigencias relacionadas o secuencias (workflow). Las consultas por estado permiten tener estadísticas inmediatas del status general de cada proceso.
- Control de tareas. Cada expediente puede tener asociada una o más tareas que pueden a su vez ser asignadas a personas dentro del grupo de trabajo. Estas tareas son recordadas a los usuarios por medio de notificaciones por correo electrónico o una lista de Tareas por hacer para cada usuario o para todo el grupo.
- Control de documentación.FileMaster permite asociar a cada expediente los objetos (documentos, imágenes escaneadas, archivos de sonido o vídeo) permitiendo tener un expediente digital completo y actualizado.
- Generación de estadísticas y reportes periódicos. El sistema permite trasladar a Excel o a Word, en forma instantánea los listados de interés: tareas por hacer, expedientes filtrados por cualquier condición de búsqueda, etc. Además, permite generar reportes en Word con los campos seleccionados de acuerdo a cualquier condición de agrupamiento. Además permite también, generar gráficos estadísticos instantáneos por cualqueir criterio y trasladarlos a Word o Excel.
- Relación de expedientes.FileMaster permite además relacionar expedientes unos con otros para maximizar los resultados de las consultas. Esta opción permite crear complejos sistemas que automatizan diversos procesos que interactúan entre sí.
- Desarrollos a la medida: FileMaster ofrece la facilidad de integrar módulos a la medida para gestiones específicas de cada cliente. Permite además la interacción con otros sistemas que el cliente utilice que contengan información requerida por usuarios de FileMaster.
- Integración con Portal Master y DocuMaster: FileMaster se integra naturalmente con Portal Master (portal web personalizado para la Intranet-Extranet del Cliente) y con DocuMaster (administrador de documentación en grandes volúmenes). Esta integración potencia la gestión del cliente, facilitando una mayor divulgación de la información estratégica y un mayor cumplimiento a través de la automatización de procesos internos.
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Ventajas adicionales:
- Sistema depurado y evolucionado, listo para implantación inmediata. Durante más de 5 años FileMaster ha sido sometido a los más duros procesos de implantación con importantes clientes en Costa Rica, El Salvador y República Dominicana. Ellos han contribuido a depurarlo y evoucionarlo, garantizando su calidad y utilidad práctica, comprabadas.
- File Master utiliza la última tecnología de software. FileMaster está desarrollado con la última tecnología .NET y SQL Server de Microsoft. Además, se mantiene en mantenimiento y renovación constante por parte de Master Lex.
- Sistema de consulta 100% ambiente Web . Esto facilita la implantación, el mantenimiento y la divulgación del sistema dentro de la organización, a través de una red de área local (Intranet) o del Internet.
- Altamente parametrizable. El sistema se parametriza según las necesidades de cada cliente, sin necesidad de desarrollar un sistema diferente para cada cliente o aplicación deseada. Esta facilidad permite además a sus clientes mantener siempre actualizados sus sistemas de acuerdo con la evolución natural de sus necesidades.
- Evaluación exhaustiva previo a la contratación. FileMaster permite modelar rápidamente (y “en línea”) los sistemas requeridos. Esta facilidad permite al potencial contratante evaluar el sistema exhaustivamente, antes de formalizar su contratación.
- Proyectos de rápida implantación y de mínimo riesgo. Dado que la herramienta está lista para implantación,el esfuerzo se concentra más en la puesta en marcha de los sistemas y no en el desarrollo del software, lo que maximiza las probabilidades de éxito en el corto plazo, minimizando el riesgo de la inversión por parte del cliente.
- Soporte técnico y upgrades permanentes. Nuestros clientes reciben soporte técnico de personal experto de MIS, incluyendo upgrades periódicos por el tiempo en que se contrate el servicio de soporte técnico. Esto les garantiza que el sistema siempre estará en óptimo funcionamiento y que se mantendrá siempre actualizado y vigente.
- Consultores con experiencia en gestión de expedientes. Nuestra empresa cuenta con personal técnico y consultor con amplia y reconocida experiencia en el análisis, diseño, construcción, implantación, mantenimiento y soporte técnico de proyectos de gestión de expedientes en diversas áreas, que ha tenido a cargo el desarrollo de exitosos proyectos en la región.
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